Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Eine offene Stelle? Na die kostet doch nichts. Gar nichts. Oder doch? Schließlich zahlst du ja kein Gehalt...

Vielleicht kennst du solche Gespräche.

Ich sags mal so. Ganz so viel ist bei mir aus den Controlling-Vorlesungen an der Uni nicht mehr hängen geblieben, aber was Opportunitätskosten und -Erlöse sind, komischerweise schon. Und genau das gibt es letztlich auch im HR-Kontext, wenn wir über unbesetzte Vakanzen sprechen.

Während du die nicht erforderlichen Gehaltszahlungen theoretisch als Opportunitätserlöse (= nicht angefallene Kosten) einordnen kannst, hat deren Pendant, die Opportunitätskosten (= nicht realisierbare Wertschöpfung), oft den größeren Impact auf dein Unternehmen.

Jeder Tag, an dem die Stelle nicht erfolgreich "geschlossen" werden kann, kostet euch letztlich bares Geld. Sei es durch liegengebliebene Arbeit, entgangenen Umsatz oder unzählige Überstunden in der Belegschaft. Und das wiederum hat dann oft zur Folge, dass du einerseits den Zielen hinterher rennst während dein Team am Anschlag ist und ihm allmählich die Puste ausgeht.

Mit diesem Artikel versuche ich das Thema für Anfänger und Fortgeschrittene gleichermaßen einzuordnen und ein besseres Gespür dafür zu geben, was Vakanzkosten sind und wie du damit z.B. in der internen Argumentation punkten kannst, z.B. bei der nächsten Budgetrunde. Als kleines Schmankerl für meine HR-Freunde habe ich sogar noch einen Cost-of-Vacancy Kalkulator integriert - in dem du als Community-Mitglied sogar ganz einfach deine Berechnung als PDF herunterladen kannst.

Übersicht:

1. Was sind Vakanzkosten?
2. Direkte Kosten einer unbesetzten Stelle
3. Indirekte Kosten: die versteckte Rechnung
4. Cost of Vacancy berechnen: die Formel
5. Vakanzkosten-Rechner
6. Beispielrechnung
7. So nutzt du die Zahlen intern
8. 7 Hebel, um Vakanzkosten zu senken
9. FAQ

Was sind Vakanzkosten?

Die sogenannten Vakanzkosten, im Englischen Cost of Vacancy (kurz: CoV), sind letztlich alle Kosten, die für ein Unternehmen entstehen, solange eine Stelle nicht besetzt werden kann. Egal ob direkt oder indirekt.

Die Annahme dahinter ist simpel: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, egal in welcher Position, trägt etwas zur Wertschöpfung des Unternehmens bei. Fehlt diese Person oder FTE, fehlt auch ihr Beitrag am Unternehmenserfolg. Das gilt nicht einmalig sondern für jeden einzelnen Arbeitstag, an sich an der Situation (=unbesetzte Stelle) nichts geändert hat.

Vakanzkosten sind sowas wie das Gegenstück zum Cost per Hire. Während dieser aber nur fragt, welche Kosten eine einzelne Einstellung oder alle Hirings in einem gewissen Zeitraum verursachen, fragt die Cost of Vacancy:

Was kostet es dich, (noch) nicht eingestellt zu haben? Und wie entwickeln sich die Kosten, wenn sich daran nichts ändert...

Genau diese Perspektive macht diese Kennzahl für dich im Recruiting so wertvoll, da es vielen Hiring Managern oder der Geschäftsführung oft gar nicht bewusst ist, wie teuer ein "Ist ja nicht so schlimm. Geht schon irgendwie..." unterm Strich werden kann.

Direkte Kosten einer unbesetzten Stelle

Direkte Kosten lassen sich in der Regel noch gut beziffern, weil sie in Rechnungen, Zeiterfassungen oder einem Gap bei den Umsatzzahlen auftauchen.

Entgangene Wertschöpfung und Umsatz

Ein unbesetzter Vertriebsjob bedeutet in der Regel weniger Abschlüsse, eine fehlende Entwicklerin verzögert das nächste Release, ein fehlender Techniker sorgt für längere Wartezeiten bei Kund:innen. Diese verlorene Leistung ist der Kern jeder Cost-of-Vacancy-Rechnung und stellt somit meist den größten Brocken dar.

Recruitingkosten

Je länger die Suche dauert, desto mehr Zeit und Geld investiert HR in Stellenanzeigen und Jobbörsen, Social-Recruiting-Kampagnen, Active-Sourcing-Lizenzen, Personalberatungen oder Headhunter oder andere Maßnahmen aus dem gut sortierten Recruiting-Mix-Bauchladen.

Überbrückungskosten

Oft komplett überschätzt sind Ressourcen, die es braucht, um die Lücke irgendwie zu kompensieren. Irgendjemand muss die Arbeit ja erledigen. Typische Kostenposten sind daher Überstunden im Team, Zeitarbeitskräfte, Freelancer:innen oder Interim-Manager:innen (die i.d.R. deutlich teurer sind als eine feste Besetzung)

Interne Prozesszeit

Auch eure eigene Zeit in HR kostet Geld: Stellenprofile abstimmen, CVs screenen, Interviews führen, Feedback einholen. Oder anders formuliert - jede Stunde, die Recruiter:innen und Fachbereiche hier investieren, fehlt an anderer Stelle.

Indirekte Kosten: die versteckte Rechnung

Indirekte Kosten sind schwerer zu messen, können aber langfristig noch teurer werden als die direkten. Hier lohnt sich ein genauer Blick:

• Überlastung im Team: Wer dauerhaft für zwei arbeitet, wird müde. Es kommt häufiger zu (Leichtsinns-)Fehlern und die Arbeitsqualität sinkt.
• Krankheitsausfälle: Dauerstress führt häufig zu mehr Fehltagen und damit zu noch mehr Lücken, die jemand anderes ausfüllen darf.
• Folgekündigungen: Überlastete Kolleg:innen schauen sich irgendwann selbst nach etwas Neuem um. Aus einer Vakanz werden schnell zwei oder drei.
• Sinkende Motivation: Wenn Projekte stocken und niemand nachrückt, leidet die Stimmung spürbar.
• Verpasste Chancen: Neue Aufträge, Produkte oder Märkte werden verschoben, weil schlicht die Kapazität fehlt.
• Unzufriedene Kund:innen: Längere Antwortzeiten und Lieferverzögerungen kosten Vertrauen und damit oft auch Folgeaufträge für das Unternehmen.
• Führungszeit: Teamleads verbringen mehr Zeit mit Umverteilen, Feuerlöschen und Interviews statt mit "echten" Führungsaufgaben.
• Kratzer an der Employer Brand: Gestresste Mitarbeitende sprechen darüber, auch auf Bewertungsportalen. Das macht deine nächste Stellenbesetzung ungleich schwieriger.

Diese Effekte fließen in die meisten Cost-of-Vacancy-Formeln nicht direkt ein. Behalte sie trotzdem im Hinterkopf: Dein errechneter Wert ist eher die Untergrenze als die Obergrenze.

Cost of Vacancy berechnen: die Formel

Für die Berechnung der Vakanzkosten haben sich grundsätzlich zwei Ansätze etabliert. Beide ermitteln zuerst, welchen geschäftlichen Impact eine Person pro Arbeitstag schafft, und multiplizieren diesen dann mit der Dauer der Vakanz.

Variante 1: Über das Gehalt und den Wertschöpfungsfaktor

Die Logik ist recht einfach. Kein Unternehmen zahlt jemandem ein Gehalt, wenn diese Person nicht mehr erwirtschaftet, als sie kostet. Deshalb wird das Jahresgehalt für eine Stelle mit einem Wertschöpfungsfaktor multipliziert.

In der Praxis wird häufig mit einem Faktor zwischen 1,5 und 3 gerechnet. Rollen mit direktem Umsatzbezug (Vertrieb, Projektgeschäft, Produktion, IT) bekommen tendenziell eher einen höheren Faktor, unterstützende Funktionen einen niedrigeren. Wichtig: Sprich den Faktor im Zweifel mit Controlling oder Geschäftsführung ab, damit eure Zahl intern auf die nötige Akzeptanz stoßen.

Variante 2: Über den Umsatz pro Mitarbeitendem

Wenn du keine Lust auf Faktor-Diskussionen hast, nimm einfach eine Zahl, die es in jedem Unternehmen gibt:

Dieser Ansatz ist besonders gut nachvollziehbar, behandelt aber alle Rollen gleich. Für eine Vertriebsleitung wird er die Kosten eher unterschätzen, für eine Assistenzstelle eher überschätzen.

Der Feinschliff: Zusatzkosten und eingesparte Gehälter

Zum Wertschöpfungsverlust addierst du die direkten Recruiting- und Überbrückungskosten. Strittig ist die Frage, ob du das eingesparte Gehalt abziehen solltest.

Ehrlich betrachtet ja – denn solange niemand eingestellt ist, fallen weder Gehalt noch Arbeitgeberanteile an. Viele HR-Abteilungen rechnen trotzdem ohne diesen Abzug, weil die indirekten Kosten in der Formel ohnehin fehlen.

Tipp zu den Vakanztagen: Starte die Uhr nicht erst mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige, sondern ab dem Tag, an dem die Stelle tatsächlich leer ist – oft also mit dem letzten Arbeitstag der Vorgängerin oder des Vorgängers.

Vakanzkosten-Rechner: Was kostet deine offene Stelle?

Trag deine Werte ein und du siehst sofort, was dich jeder Tag ohne neue Besetzung kostet. Die Vakanzdauer gibst du in Kalendertagen an, der Rechner rechnet sie automatisch in Arbeitstage um.

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Beispielrechnung: Was kostet eine unbesetzte Developer-Stelle?

Nehmen wir an, du suchst eine Senior Software Developerin. Die Stelle ist mit 70.000 € Jahresbruttogehalt budgetiert, ihr setzt einen Wertschöpfungsfaktor von 2 an und rechnet mit 220 Arbeitstagen. Bis zum ersten Arbeitstag der neuen Kollegin vergehen 90 Kalendertage.

Rund 41.500 € für drei Monate Leerstand – und Überlastung, Folgekündigungen oder verschobene Releases sind da noch nicht mal drin. Plötzlich wirkt das Budget für eine zusätzliche Recruiting-Kampagne oder ein besseres Bewerbermanagement-System gar nicht mehr so teuer, oder?

Streng genommen hört es beim Start des neuen Teammitglieds (m/w/d) aber gar nicht auf und zu den Vakanzkosten müssten auch die Ressourcen ergänzt werden, die es braucht, um eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen "produktiv" zu bekommen. Das können je nach Position auch gut und gerne ein paar Wochen sein, in denen die Person selbst noch nicht das leisten kann, was sie soll und zudem auch noch Ressourcen aus anderen Abteilungen benötigt werden, um etwas daran zu ändern - Stichwort: Onboarding.

So nutzt du die Vakanzkosten als Argument im Unternehmen

Die Cost of Vacancy kann dein bester Freund sein, wenn es um Budgetgespräche geht. Statt „Wir brauchen mehr Geld fürs Recruiting“ sagst du: „Jede Woche, die wir die Stelle früher besetzen, spart uns rund 3.000 €.“ Das versteht jede Geschäftsführung und jedes Controlling. So setzt du die Zahl gezielt ein:

• Investitionen begründen: Stell die Kosten einer Maßnahme (z. B. Headhunter-Honorar, Employer-Branding-Kampagne, Recruiting-Software) den Vakanzkosten gegenüber, die sie durch eine schnellere Besetzung einspart.
• Hiring Manager mobilisieren: Zeig Fachbereichen, was jeder Tag Verzögerung beim Interview-Feedback kostet. Das wirkt Wunder für die Reaktionszeiten und auf einmal dauert es vielleicht nicht mehr Wochen bis du eine Rückmeldung erhältst sondern nur noch wenige Stunden.
• Prioritäten setzen: Berechne die Vakanzkosten für alle offenen Stellen und konzentriere deine Ressourcen auf die teuersten Vakanzen.
• Erfolge sichtbar machen: Verkürzt ihr die Time-to-Hire, kannst du die eingesparten Vakanzkosten als Erfolg deines Teams ausweisen.

7 Hebel, um Vakanzkosten zu senken

Die gute Nachricht: Die Dauer der Vakanz hast du zu einem guten Teil selbst in der Hand. Diese Hebel bringen am meisten:

1. Früher starten: Plane Nachbesetzungen, sobald eine Kündigung oder ein Renteneintritt absehbar ist und bitte nicht erst, wenn der Schreibtisch leer ist.
2. Prozesse verschlanken: Weniger Interviewrunden, klare Entscheidungswege und feste Feedback-Fristen für Hiring Manager.
3. Bewerbung vereinfachen: Kein Anschreiben-Zwang, mobile Bewerbung, One-Click-Optionen. Jede Hürde kostet dich Kandidat:innen.
4. Talent Pool aufbauen: Pflege Kontakte zu Kandidat:innen, die es evtl. bei einer früheren Bewerbung nicht geschafft haben und Initiativbewerbenden, damit du nicht jedes Mal bei null anfängst.
5. Active Sourcing nutzen: Warte nicht nur auf Bewerbungen, sondern sprich passende Leute direkt an.
6. Mitarbeiterempfehlungen fördern: Empfehlungen sind oft schneller und passgenauer als klassische Kanäle. Dabei helfen sowohl ein formales MwM-Programm und andererseits eine starke, gefestigte interne Arbeitgebermarke.
7. In die Arbeitgebermarke investieren: Eine starke Employer Brand sorgt dafür, dass gute Leute schon wissen, wer ihr seid, bevor die Stelle überhaupt online ist.

FAQ: Häufige Fragen zu Vakanzkosten

Fazit: Unbesetzte Stellen sind teurer, als du denkst

Eine offene Stelle ist nie kostenlos. Die Cost of Vacancy legt den Finger in die Wunde und macht sichtbar, was der Stellenleerstand dein Unternehmen wirklich kostet. So bekommst du in vielen Fällen ein starkes Argument für bessere Prozesse, wirklich angemessene Recruiting-Budgets und Ressourcen um deine Arbeitgebermarke so zu schärfen, dass sie Talente wirklich anzieht.

Rechne deine offenen Stellen am besten gleich mit dem Rechner oben durch. Die Zahl wird dich vermutlich überraschen 🤪

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