Buchtipp: Absagen im Recruiting

Im Zusammenhang mit Absagen auf Bewerbungen ist im Recruiting richtig viel Musik drin. Da klingeln einem schon einmal die Ohren, wenn Kandidaten über ihre Erfahrungen berichten. Grund genug, dass es zu dem Thema jetzt ein neues Fachbuch gibt.

Bewerber:innen können ein Lied über ihre Bewerbungsprozesse singen. Viele davon tun das auch. Ihre Bühne ist aber nicht etwa das stille Kämmerlein, sondern sie erreichen ihr Publikum auf ganz anderen Wegen.

Kandidatinnen und Kandidaten sprechen sowohl online als auch offline über die Erfahrungen mit potenziellen Arbeitgebern, die sich aus mitunter hunderten abgesendeter Bewerbungen ergeben haben, konkret

mit Familie, Freunden und Kollegen
auf Social Media
oder auf Bewertungsplattformen

Speziell im Thema Absagen im Recruiting ist enorm viel Musik und sicher kann auch der/die ein oder andere meiner HR-Freunde ein Lied davon singen. Oder ein Buch schreiben. Und genau das hat der liebe Marcel Rütten in seinem Buch “Absagen im Recruiting” getan. Dem "Nein! an Kandidat:innen" widmet er knapp 140 Seiten; vollgepackt mit praxisnahen Tipps und Tricks für alle Recruiter:innen und Arbeitgeber, die wertschätzend kommunizieren und die Candidate Journey positiv gestalten möchten. Marcel war so nett, mir eine Reihe von Fragen zu seinem kürzlich erschienenen Fachbuch zu beantworten.

Absagen im Recruiting

Wertschätzend kommunizieren – Candidate Journey positiv gestalten

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NICHT JEDES LIED IST EIN LOVESONG.

Zurück zur "Musik"-Metapher... Wiederholen sich einzelne Passagen während eines Lieds, spricht man dabei vom Chorus oder Refrain. Das ist meistens der besonders eingängige Teil eines Songs. Oft sogar der einzige, der Hörern wirklich im Kopf bleibt. Genauso wie die Absage häufig genau der Teil der Candidate Experience ist, die am stärksten in Erinnerung bleibt.

Egal ob ein Kandidat bereits gestandener Profi mit jahrelanger Berufserfahrung ist oder absoluter Beginner - ein Liebeslied über den erlebten Bewerbungsprozess hört man eher selten.

Aber das ist ja auch irgendwie logisch. Es liegt ja in der Natur der Sache, dass Unternehmen weitaus mehr Kandidaten absagen müssen, als dass sie ihnen eine positive Rückmeldung auf ihre Bewerbung geben können. Der letzte Touchpoint in der Candidate Journey wird für Kandidaten folglich zum Frustmoment. Der oft auch nachhallt.

So wundert es auch nicht, dass auf Kununu oder in den unzähligen LinkedIn-Beiträgen enttäuschter Kandidaten meist Erfahrungen zu Absagen zu finden sind, die irgendwo zwischen gebrochenem Kandidaten-Herz und Arbeitgeber-Diss eingeordnet werden können. Musikalisch begleitet von einer Absagepraxis vieler Unternehmen, die sich irgendwo zwischen Fahrstuhlmusik, Death Metal und klassischer Symphonie bewegt.

Ob Marcels riiiiiiiesige Plattensammlung auch eine entsprechende Bandbreite hat oder doch alles Hip Hop Vinyls sind, habe ich ihn zwar nicht gefragt, dafür aber wie bereits erwähnt, die ein oder andere Frage zu seinem Buch stellen können.

4 Fragen zu "Absagen im Recruiting":

Die Idee für das Buch

Frage: "Erzähl doch mal, Marcel. Wie kam es zu der Idee, ein Buch über "Absagen im Recruiting*" zu schreiben?"

Marcel: Die Idee ist über viele Jahre in meiner Arbeit an der Schnittstelle von Recruiting, Talent Acquisition, Candidate Experience und Employer Branding gereift. In meiner Zeit als Recruiter musste ich – wie vermutlich fast alle Recruiter:innen – deutlich mehr Personen ab- als zusagen. Absagen gehören damit zum Alltag im Recruiting, obwohl sich nur wenige Unternehmen wirklich intensiv damit beschäftigen, wie sie diese kommunizieren.

Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in Karrierewebseiten, Stellenanzeigen, Interviews und Arbeitgeberkampagnen. Doch sobald feststeht, dass es mit einer Bewerbung nicht weitergeht, wird es häufig plötzlich still, unpersönlich oder beliebig.

Dabei ist die Absage einer der emotionalsten und wirkungsvollsten Momente der gesamten Candidate Journey.

In ihr zeigt sich, ob die viel zitierte Wertschätzung eines Unternehmens tatsächlich gelebt wird oder nur auf der Karrierewebseite steht. Kandidat:innen erinnern sich daran, erzählen anderen davon und teilen ihre Erfahrungen auf Plattformen wie kununu oder in sozialen Netzwerken.

Ich wollte das Thema deshalb aus der Bauchgefühl-Ecke holen und auf eine belastbare Grundlage stellen: mit Daten, echten Erfahrungen von Bewerber:innen, Beispielen aus Unternehmen und Werkzeugen, die sich auch in standardisierten und digitalen Recruitingprozessen umsetzen lassen. Die zentrale Frage des Buches lautet: Was brauchen Menschen, damit sich selbst eine Absage wertschätzend, klar und respektvoll anfühlt?

Eigene Erfahrungen mit Absagen

Frage: Jetzt kann sich jeder denken, dass auch du in deinem Berufsleben schon mit negativen Rückmeldungen auf eine deiner Bewerbungen konfrontiert warst. Gibt es vielleicht eine konkrete Absage, die dir bis heute in Erinnerung geblieben ist? Und falls ja, weshalb?

Marcel: Mir ist weniger eine einzelne Absage in Erinnerung geblieben als vielmehr die Unternehmen, die sich überhaupt nicht mehr gemeldet haben.

Während der Weltwirtschaftskrise 2009 war ich neun Monate ohne Beschäftigung und habe in dieser Zeit insgesamt 368 Bewerbungen geschrieben. Ich kann daher aus eigener Erfahrung sagen: Kandidat:innen vergessen nicht, welche Unternehmen eine schlechte oder schlicht gar keine Absagepraxis haben.

Besonders schlimm empfand ich es, wenn bereits ein persönliches Vorstellungsgespräch stattgefunden hatte und danach einfach nichts mehr kam. Als Kandidat:in hat man sich vorbereitet, Zeit investiert, vielleicht Urlaub genommen und sich natürlich Hoffnungen gemacht. Nach einem solchen persönlichen Kontakt kommentarlos zu verschwinden, ist mehr als ein schlechter Prozess. Kandidat:innen nehmen das als mangelnden Respekt wahr.

Diese Erfahrung hat sicherlich auch meine heutige Sichtweise geprägt: Eine Absage tut vielleicht im ersten Moment weh. Aber Ungewissheit und Ghosting wirken häufig sehr viel länger nach.

Die größten Herausforderungen für Arbeitgeber

Frage: Was ist aus deiner Sicht die größte Herausforderung für Unternehmen, die obwohl sie einem Kandidaten (m/w/d) absagen müssen, dennoch in positiver Erinnerung bleiben möchten?

Marcel: Kandidat:innen Wertschätzung entgegenzubringen, wenn man sie einstellen möchte, ist vergleichsweise einfach. Ob Wertschätzung wirklich Teil der Unternehmenskultur ist, zeigt sich aber gerade bei einer Absage. Viele Unternehmen sprechen auf ihren Karriereseiten von Augenhöhe, Transparenz und Menschlichkeit. Im entscheidenden Moment verschicken sie dann eine verspätete Standardmail mit austauschbaren Floskeln.

Die größte Herausforderung besteht darin, das eigene Arbeitgeberversprechen auch dann einzuhalten, wenn Unternehmen von Kandidat:innen nichts mehr unmittelbar benötigen.

Die Herausforderung besteht deshalb darin, Effizienz und Menschlichkeit miteinander zu verbinden. Eine gute Absage muss kein langer, individuell geschriebener Brief sein. Sie sollte aber zuverlässig, zeitnah, klar und der jeweiligen Phase des Bewerbungsprozesses angemessen sein.

Je weiter Kandidat:innen im Auswahlverfahren gekommen sind, desto persönlicher sollte auch die Rückmeldung ausfallen. Nach mehreren Gesprächen reicht dieselbe automatisierte Vorlage wie nach Eingang der Unterlagen schlicht nicht mehr aus. Es geht also weniger um die perfekte Formulierung als um eine konsequente Haltung und einen professionell organisierten Prozess.

3 Tipps für Absagen im Recruiting

Frage: Wenn man sich die Bewertungen auf Kununu oder die unzähligen LinkedIn-Beiträge enttäuschter Kandidaten durchliest, wiederholen sich immer wieder die gleichen Kritikpunkte an Arbeitgebern. Darunter findet man oft das Bemängeln sehr später Rückmeldungen, fehlender Transparenz bzw. Begründung der Entscheidung gegen die eigene Bewerbung oder gar Ghosting durch den potenziellen Wunscharbeitgeber. Wenn du meinen HR-Freunden nur 3 Tipps für den richtigen Umgang mit Absagen im Recruiting* geben könntest - welche wären das?

Marcel: Es gibt natürlich weitaus mehr Dinge, die viele Arbeitgeber bei dem Thema besser machen können und sollten. Wenn ich es auf drei Tipps reduzieren soll, dann würde ich spontan folgende Punkte nennen.

Tipp 1: Verlässlich und schnell kommunizieren.

Kandidat:innen sollten einer Entscheidung nicht wochenlang hinterherlaufen müssen. Unternehmen sollten frühzeitig erklären, wie der Prozess abläuft und wann Kandidat:innen mit einer Rückmeldung rechnen können. Verzögert sich eine Entscheidung, genügt zunächst eine kurze Zwischenmeldung. Schweigen ist keine neutrale Kommunikation, sondern wird von Kandidat:innen meistens negativ interpretiert. Ghosting sollte spätestens nach einem persönlichen Gespräch absolut tabu sein.

Tipp 2: Klarheit statt leerer Floskeln.

Eine Absage sollte eindeutig und verständlich formuliert sein. Übertriebene Komplimente, nichtssagende Textbausteine oder Sätze wie „Bitte sehen Sie darin keine Abwertung Ihrer Qualifikationen“ helfen Kandidat:innen selten weiter. Unternehmen müssen nicht jedes interne Detail offenlegen. Gerade nach einem Interview sollten sie Kandidat:innen aber eine nachvollziehbare Einordnung geben können, die sich auf die Anforderungen der Position und den Auswahlprozess bezieht.

Tipp 3: Die Rückmeldung an die investierte Zeit anpassen.

Nach einer frühen Sichtung kann eine gute standardisierte und dennoch individualisierte Absage vollkommen angemessen sein. Nach mehreren Gesprächen, einer Präsentation oder einem Probearbeitstag brauchen Kandidat:innen dagegen eine persönlichere Rückmeldung – im besten Fall telefonisch. Die einfache Faustregel lautet: Je mehr Zeit, Hoffnung und Energie Kandidat:innen investiert haben, desto persönlicher und konkreter sollte der Abschluss sein.

Am Ende müssen Unternehmen bei Kandidat:innen keine Freude über eine Absage erzeugen. Das wäre unrealistisch. Sie können aber dafür sorgen, dass Kandidat:innen trotz ihrer Enttäuschung sagen: „Die Entscheidung gefällt mir nicht, aber ich wurde fair und respektvoll behandelt.“ Genau das ist eine positive Candidate Experience bei einer Absage.

Fazit des HR-Freunds:

Absagen im Recruiting* ist trotz gerade einmal knapp 140 Seiten ein extrem umfangreiches Handbuch für einen zeitgemäßen und zukunftsfähigen Umgang mit dem Thema. Wer im Recruiting den (zumindest vorerst) letzten Touchpoint zum Kandidaten nachhaltig optimieren möchte, profitiert ganz sicher von den vielen Praxistipps (auch zu AGG, Prompting, etc.), konkreten Do's & Don'ts und echten Best Practices.

Über den Autor:

Marcel Rütten ist seit über 15 Jahren im Personalmanagement tätig und als Global Talent Acquisition Lead, HR-Blogger, Podcaster und Autor ein weithin bekannter HR- & Recruiting-Experte.

Durch seine vielfach ausgezeichnete Arbeit bei verschiedenen Unternehmen vom Global Player bis zur NGO hat seine Arbeit das Recruiting, Personalmarketing und Employer Branding in Deutschland über viele Jahre mitgeprägt.

In seinem Blog HR4Good schreibt er über Ideen, Innovationen und Trends im Personalmanagement und berät Unternehmen zu strategischen und operativen Recruitingfragen. Als Initiator der Recruiting-Konferenz „Schicht im Schacht“ will er die weitere Professionalisierung des Berufstands in Deutschland vorantreiben.